PROSES PERENCANAAN SDM

PROSES PERENCANAAN SDM

Perencanaa SDM merupakan proses analisis dan identifikasi tersedianya kebutuhan akan sumber daya manusia sehingga organisasi/perusahaan tersebut dapat mencapai tujuannya.

Strategi SDM adalah alat yang digunakan untuk membantu organisasi untuk mengantisipasi dan mengatur penawaran dan permintaan SDM. Strategi SDM ini memberikan arah secara keseluruhan mengenai bagaimana kegiatan SDM akan dikembangkan dan dikelola. Pengembangan rencana SDM merupakan rencana jangka panjang. Contohnya, dalam perencanaan SDM suatu organisasi harus mempertimbangkan alokasi orang-orang pada tugasnya untuk jangka panjang tidak hanya enam bulan kedepan atau hanya untuk tahun kedepan. Alokasi ini membutuhkan pengetahuan untuk dapat meramal kemungkinan apa yang akan terjadi kelak seperti perluasan, pengurangan pengoperasian, dan perubahan teknologi yang dapat mempengaruhi organisasi tersebut.

Perencana (planner) adalah orang, baik individu maupun kelompok, yang memproses perencanaan (planning) yang hasilnya menjadi rencana (plan).

Langkah-langkah perencanaan SDM adalah sesuai dengan fungsinya untuk membantu perusahaan dalam mencapai tujuannya dari aspek sumber daya manusia, dan fokus perhatian sumber daya manusia ditunjukkan pada proses peramalan dan penentuan kebutuhan SDM di masa depan, maka proses penentuan tersebut dilakukan melalui langkah-langkah sebagai berikut:

1.        Analisis beberapa faktor penyebab perubahan kebutuhan sumber daya manusia.

2.        Peramalan kebutuhan sumber daya manusia.

3.        Penetuan kebutuhan sumber daya manusia di masa yang akan datang.

4.        Analisis ketersediaan (supply) sumber daya manusia dan kemampuan perusahaan.

5.        Penentuan dan implementasi program.[1]

Umumnya proses perencanaan SDM dibagi atas dua tahapan besar, yaitu tahapan Peramalan Kebutuhan (Needs Forcasting) dan Perencanaan Program (Program Planning). Menurut French (1986), perkiraan kebutuhan adalah proses penentuan jumlah SDM yang dibutuhkan organisasi dimasa yang akan datang.  Perkiraan kebutuhan tersebut diturunkan dari sejumlah informasi seperti analisis kondisi eksternal, kemampuan SDM yang dimiliki organisasi saat ini, potensi SDM organisasi, rancangan pekerjaan, filosofi manajemen, anggaran, mutasi, promosi serta pengurangan staf, dan lain-lain. Sedangkan perencanaan program dilakukan setelah selesainya perkiraan kebutuhan. Menurut James Welker dalam French (1986), perencanaan program meliputi dua hal yaitu manajemen kinerja dan manajemen karier.[2]

Beberapa tahap yang terkait dengan perencanaan SDM antara lain sebagai berikut:

1.        Tahap Peramalan Kebutuhan SDM di Masa Depan

Kebutuhan atau permintaan SDM dimasa yang akan datang merupakan titik utama kegiatan perencanaan SDM. Hampir semua organisasi harus membuat prediksi atau perkiraan kebutuhan SDMnya dimasa datang.

Prakiraan kebutuhan (Needs Forcasting) secara garis besar terbagi atas 4 kelompok yaitu:

a.         Kondisi Eksternal

b.         Persyaratan SDM di masa mendatang

c.         Ketersediaan SDM di masa mendatang

d.        Prakiraan kebutuhan SDM

2.        Tahap Perencanaan Program

Rancangan atau rencana program tersebut meliputi dua hal besar yaitu :

a.         Manajemen Kinerja, meliputi tiga hal :

1)        Hal-hal yang berkaitan dengan keorganisasian seperti aktifitas kerja, hubungan kerja, tanggung jawab kerja, standar kerja, kualitas kehidupan kerja dan lain-lain.

2)        Penilaian kinerja yang terdiri dari perencanaan dan tujuan kinerja, bimbingan, evaluasi kinerja dan lain-lain.

3)        Struktur imbalan seperti kompensiasi dan pembagian keuntungan.

b.         Manajemen Karier, meliputi empat hal :

1)        Sistem dan kebijakan perusahaan yang terdiri dari analisis jabatan, rekrutmen, seleksi dan penempatan, promosi dan transfer, pengembangan, pendidikan serta pemberhentian atau pensiun.

2)        Suksesi Manajemen yang meliputi kajian individu, persyaratan posisi, peta suksesi kepemimpinan, rencana penggantian dan perjalanan kemajuan karier.

3)        Kesempatan berkarier yang meliputi syarat jabatan, pola karier dan komunikasi karier.

4)        Rencana karier individu yang terdiri atas analisisis diri sendiri, rencana karier perorangan dan rencana aksi pengembangan perorangan.[3]

Dengan menggunakan pemahaman Schuler (987:62-78), terdapat empat tahapan penting dalam proses perencanaan SDM, yaitu:

1.        Gathering, Analyzing, and Forecasting Supply and Demand Data

Pada tahap ini dilakukan sejumlah aktivitas untuk mengumpulkan, menginvestigasi, menganalisis dan memprediksi kebutuhan data untuk menetapkan supply and demand. Sumber data bisa berasal dari lingkungan internal ataupun eksternal, yang digali dari pengalaman masa lalu, pengamatan di masa kiini, dan prediksi kebutuhan masa depan. Berdasarkan data tersebut dikembangkanlah sebuah sistem informasi SDM, yang akan mengolah data menjadi informasi, sebagai bahan analisis dalam menyusun perencanaan SDM yang akurat.

2.        Establishing Human Resource Objectives and Policies

Penetapan tujuan dan kebijakan SDM mesti berlandaskan tujuan dan kebijakan corporate yang jelas, agar dapat mengantisipasi pengembangan organisasional dalam merespons perubahan global.

3.        Human Resource Programming

Pada tahap ini dirancang mekanisme dan prosedur manajemen SDM yang dapat diimplementasikan dengan baik, terutama dalam rangka meningkatkan daya tawar bagi rekrutmen calon pegawai yang qualified. Kegiatannya meliputi penyusunan program yang berkaitan dengan hal-hal berikut: program pengadaan pegawai baru, program perencanaan sistem kompensasi, program pemberdayaan secara optimal, program pengembangan, program pemeliharaan bagi pegawai yang produktif, program konseling bagi pegawai yang mengalami stress atau tekanan mental ataupun gangguan psikologis lainnya, dan program persiapan pensiun sampai ke realisasi terjadinya pemutusan hubungan kerja (PHK), baik disebabkan oleh tibanya saat pensiun maupun karena alasan-alasan lain.

4.        Human Rescurce-Planning-Control and Evaluation

Pada tahap ini, kegiatannya lebih difokuskan untuk mengawasi dan mengevaluasi implementasi program-program manajemen SDM yang sedang berjalan agar tetap berada di jalur yang sudah ditetapkan (on the right track). Sehubungan dengan hal itu , maka harus ada jaminan bahwa setiap program dapat diimplementasikan secara transparan dan profesional.[4]

Pengevaluasian Perencanaan SDM

Jika perencanaan SDM dilakukan dengan baik, akan diperoleh keuntungan-keuntungan sebagai berikut:

1.        Manajemen puncak memiliki pandangan yang lebih baik terhadap dimensi SDM atau terhadap keputusan-keputusan bisnisnya.

2.        Biaya SDM menjadi lebih kecil karena manajemen dapat mengantisipasi ketidakseimbangan sebelum terjadi hal-hal yang dibayangkan sebelumnya yang lebih besar biayanya.

3.        Adanya kesempatan yang lebih baik untuk melibatkan wanita dan golongan minoritas di dalam rencana masa yang akan datang. Pengembangan para manajer dapat dilaksanakan dengan lebih baik.[5]

KESIMPULAN

Berdasarkan pembahasan di atas, maka dapat disimpulkan perencanaa SDM merupakan proses analisis dan identifikasi tersedianya kebutuhan akan sumber daya manusia sehingga organisasi/perusahaan tersebut dapat mencapai tujuannya.

Langkah-langkah perencanaan SDM adalah sesuai dengan fungsinya untuk membantu perusahaan dalam mencapai tujuannya dari aspek sumber daya manusia, dan fokus perhatian sumber daya manusia ditunjukkan pada proses peramalan dan penentuan kebutuhan SDM di masa depan.

Umunya proses perencanaan SDM dibagi atas dua tahapan besar, yaitu Peramalan Kebutuhan (Needs Forcasting) dan Perencanaan Program (Program Planning).

Menurut pemahaman Schuler (987:62-78), terdapat empat tahapan penting dalam proses perencanaan SDM, yaitu: Gathering, Analyzing, and Forecasting Supply and Demand Data, Establishing Human Resource Objectives and Policies, Human Resource Programming, dan Human Rescurce-Planning-Control and Evaluation.

---

[1] M.T.E Hariandja, Manajemen Sumber Daya Manusia, ( Jakarta: Grasindo, 2002), hlm. 76.

[2] Dr. H. Suwatno dan Donni Juni Priansa, Manajemen SDM dalam Organisasi Publik dan Bisnis, (Bandung: Penerbit Alfabeta, 2011), hlm. 48.

[3] Ibid, hlm. 49.

[4] Ibid, hlm. 49-50.

[5] http://mkfekon.blogspot.co.id/2015/03/perencanaan-sumber-daya-manusia.html/diakses pada 08/10/2015 pukul 19.45 WIB.